Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Na początku warto określić charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Zupełnie inną strukturę będzie miało duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego kopiowanie gotowego schematu może utrudnić późniejszą logistykę. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a organizator po stronie firmy może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć ramy czasowe wydarzenia, organizację transportu oraz stopień formalności. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Nie mniej istotne pozostaje rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować dostępu do zasilania, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak lokalizacja i infrastruktura, wyposażenie czy sprzątanie. Pozornie tańsza propozycja może wymagać później zamawiania kolejnych usług.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Co zrobić, gdy dzień pikniku nie przebiega zgodnie z założeniami?
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Zapasowy scenariusz nie powinien być dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Dobrze wcześniej określić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast opóźniać reakcję.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. Największe znaczenie mają spójne założenia, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+